Sekilas Metode Perencanaan Proyek

METODE PERENCANAAN PROYEK
YANG
BERORIENTASI PADA TUJUAN

ZOPP adalah metode perencanaan proyek yang dikembangkan oleh Deutsche Gesellschaft fur Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH dan digunakan untuk perencanaan proyek-proyek kerjasama teknis Republik Federal Jerman dengan negara-negara mitra.

Lembar peraga ini dikembangkan atas dasar bahan-bahan ZOPP dari Deutsche Gesellschaft fur Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH, Team Consult Berlin dan P.T. Binakelola Pembangunan.


IEL (Tujuan)
RIENTIERTE (Berorientasi)
ROJECT (Proyek)
PLANUNG (Perencanaan)


METODE ZOPP

ZOPP adalah :

Seperangkat alat perencanaan yang digunakan secara bertahap mulai dari Analisis Keadaan hingga Rancangan Proyek.

Alat-alat ZOPP adalah:

ANALISIS KEADAAN
• ANALISIS PERMASALAHAN
Menyidik masalah-masalah yang terkait dengan suatu keadaan yang ingin diperbaiki melalui suatu proyek pembangunan.

• ANALISIS TUJUAN
Meneliti tujuan-tujuan yang dapat dicapai sebagai akibat dari pemecahan masalah-masalah tersebut.

• ANALISIS ALTERNATIF
Menetapkan pendekatan proyek yang paling memberi harapan untuk berhasil.

• ANALISIS PERAN
Menyidik pihak-pihak (lembaga, kelompok, masyarakat, dsb.) yang terkait dengan proyek dan mengkaji kepentingan dan potensinya.
RANCANGAN PROYEK

- MATRIKS PERENCANAAN PROYEK (MPP)
Mengembangkan rancangan proyek yang taat azas dalam suatu kerangka logis.


Ciri-ciri utama dalam penerapan ZOPP adalah:

- Kerja Kelompok (Teamwork)
Perencanaan dilaksanakan oleh, sedapat mungkin, semua pihak yang terkait dengan proyek.
Partisipasi

- Peragaan
Setiap tahap dalam perencanaan direkam secara serentak dan lengkap pada papan (pinboard) atau lembar kertas ukuran besar (flipchart) agar semua peserta selalu mengetahui perkembangan perencanaan secara jelas.
Transparansi

- Moderasi (Fasilitasi)
Kerjasama dalam perencanaan diperlancar oleh orang-orang yang tidak terkait dengan proyek ( fasilitator).
Mereka membantu pula untuk mencapai
Mufakat


ZOPP berguna untuk:

- meningkatkan komunikasi dan kerjasama diantara pihak-pihak yang terkait melalui perencanaan bersama dan dokumentasi semua tahap perencanaan.

- mencapai pengertian yang sama dan menghasilkan definisi yang jelas mengenai keadaan yang ingin diperbaiki dengan proyek.

- merumuskan definisi yang jelas dan realistis tentang tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan.

- Menghasilkan rencana proyek sebagai landasan kerjasama untuk pelaksanaan, pengendalian dan evaluasi proyek.


Mutu hasil perencanaan sangat tergantung pada informasi yang diberikan.

Sebelum memulai perencanaan, pastikan, sedapat mungkin, semua pihak yang berkaitan dengan bidang yang ingin direncanakan, juga terlibat atau terwakili.


ANALISIS PERMASALAHAN


Adalah suatu alat untuk :

- menyidik masalah-masalah utama yang terkait dengan suatu keadaaan yang ingin diperbaiki.
- meneliti sebab-sebab dan akibat-akibat dari masalah-masalah tersebut.
- memperlihatkan informasi ini sebagai rangkaian hubungan Sebab-Akibat dalam suatu diagram.


Bagaimana cara melakukannya ?

Tahap1: Tulislah rumusan-rumusan singkat dari calon “masalah inti” pada kartu-kartu dan tempelkan pada papan.

Tahap 2: Pilihlah satu masalah inti.

Tahap 3: Telitilah masalah-masalah lainnya yang menyebabkan masalah inti; letakkan kartu-kartu ini di bawah masalah inti.

Tahap 4: Telitilah masalah-masalah lainnya yang diakibatkan oleh masalah inti; letakkan kartu-kartu ini diatas masalah inti.

Tahap 5: Bentuklah suatu diagram; untuk itu, tunjukkan semua hubungan Sebab-Akibat yang penting dengan tanda panah.

Tahap 6: Periksalah diagram secara keseluruhan, dan, apabila diperlukan, perbaikilah untuk menjamin keabsahan dan kesempurnaan Analisis Permasalahan.


Perhatikanlah !

1. Rumuskanlah masalah sebagai keadaan negatif.

2. Tulislah hanya satu masalah pada satu kartu.

3. Catatlah hanya masalah-masalah yang nyata dan janganlah masalah-masalah yang dibayangkan atau yang diperkirakan mungkin akan timbul pada masa depan.

4. Masukkanlah hanya masalah-masalah yang dianggap penting oleh sebagian besar anggota kelompok perencana.
Janganlah terpaku pada rincian yang terlalu dalam pada satu bagian Analisis Permasalahan.

5. Letak suatu masalah pada diagram tidak menunjukkan pentingnya dan tida pentingnya masalah tersebut.
Dalam hal ini, masalah inti bukanlah masalah terpenting, tetapi suatu masalah yang agak sentral dalam keadaan/ bidang yang ingin diteliti.

6. Tunjukkanlah hanya hubungan Sebab-Akibat yang utama dan langsung.


ANALISIS TUJUAN


Adalah suatu alat untuk:

- Meneliti tujuan-tujuan yang akan dicapai sebagai akibat dari pemecahan masalah-masalah yang telah disebutkan dalam Analisis Permasalahan.

- Menelaah hubungan Tindakan-Hasil di antara tujuan-tujuan tersebut.

- Memperlihatkan informasi ini sebagai rangkaian hubungan Tindakan-Hasil dalam suatu diagram.


Bagaimana cara melakukannya ?

Tahap 1: Mulailah dengan Analisis Permasalahan dan kemudian gantilah semua pernyataan negatif (masalah) menjadi pernyataan keadaan positif (tujuan).

Tahap 2: Telitilah semua tujuan dan hubungannya agar masuk akal dan layak serta sesuaikanlah apabila diperlukan.

Tahap 3: Bentuklah suatu diagram; untuk itu, tunjukkan dengan tanda panah semua hubungan Tindakan-Hasil yang utama dan langsung.

Tahap 4: Periksalah diagram secara keseluruhan dan kemudian pertajamlah untuk menjamin keabsahan dan kesempurnaan Analisis Tujuan.
Perhatikanlah !

1. Analisis Tujuan bukanlah suatu hal yang boleh dikerjakan secara dangkal. Analisis Tujuan diharapkan lebih tajam, absah, dan sempurna dibanding
analisis Permasalahan.

2. Struktur Analisis Tujuan mungkin berbeda dengan Struktur Analisis Permasalahan.

- pernyataan-pernyataan terdahulu mungkin perlu dihapuskan atau dirumuskan kembali.
- tujuan-tujuan baru mungkin perlu ditambah apabila hal ini bersangkut-paut dan penting untuk mencapai tujuan tertentu di dalam Analisis Tujuan.



ANALISIS PERAN


Adalah suatu alat untuk :

- memberikan gambaran mengenai semua lembaga dan kelompok yang berkaitan atau berkepentingan dengan proyek.

- Menyidik kepentingan/prioritas pihak-pihak tersebut.


- Menelaah konsekuensi dan implikasi yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan rencana proyek.


Bagaimana cara melakukannya ?

1. tulislah pada kartu-kartu, semua lembaga/kelompok yang berkaitan atau berkepentingan dengan proyek.

2. Kelompokkan pihak-pihak tersebut (misalnya penerima manfaat, lembaga pelaksana, mitra proyek).

3. Sebutkan ciri usaha (untuk kelompok perorangan/swasta) atau tugas/ fungsi (untuk lembaga).

4. Telaahlah untuk setiap pihak:
- kepentingan/ prioritas,
- potensi/ kemampuan,
- kelemahan yang dimiliki atau hambatan yang dialami.

5. Atas dasar keadaan lembaga/ kelompok, telaahlah konsekuensi dan implikasi yang harus dipertimbangkan sebagai kegiatan-kegiatan dan resiko proyek.


Perhatikanlah !

Dalam urutan alat-alat ZOPP yang digunakan untuk menganalisa keadaan yang ingin diperbaiki dengan proyek, Analisis Peran juga dapat diterapkan sebagai langkah pertama apabila pendekatan proyek atau Tujuan-Tujuan dan Kegiatan-Kegiatan Proyek telah dtentukan.

Hal ini misalnya, apabila ZOPP digunakan dalam rangka evaluasi dan penyesuaian rencana proyek.

Disamping itu, langkah pertama dan kedua dari Analisis Peran juga dapat dilaksanakan sebalum Analisis Permasalahan untuk mengetahui siapa sajakah pihak-pihak yang terkait dengan permasalahan yang ingin dianalisis.



ANALISIS ALTERNATIF

Adalah suatu alat atau tata cara untuk:

- melihat beberapa kemungkinan pilihan (alternatif) hubungan Tindakan-Hasil (rangkaian tujuan) dari Analisis Tujuan yang mengarah pada suatu keadaan tertentu yang diinginkan (tujuan).

- Menilai masing-masing alternatif untuk mengetahui apakah rangkaian tujuan tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk mengembangkan Strategi Proyek.

- Memilih salah satu rangkaian tujuan.


Bagaimana cara melakukannya ?

Tahap 1: Pelajari kembali Analisis Tujuan. Tentukanlah, secara garis besar, tujuan manakah yang ingin dicapai sebagai dampak utama proyek.

Tahap 2: Telaahlah beberapa alternatif rangkaian tujuan yang mengarah pada tujuan tersebut.
Tahap 3: Nilailah masing-masing alternatif tersebut apakah layak digunakan sebagai dasar untuk mengembangkan Strategi Proyek. Untuk itu, tentukanlah kriteria dan cara penilaian yang cocok.

Tahap 4: Pilihlah salah satu alternatif.


Perhatikanlah !

1. Metode ZOPP tidak menerapkan kriteria dan cara penilaian yang baku untuk menilai alternatif-alternatif, karena:

- pilihan tersebut sangat tergantung dari kepentingan dan prioritas pihak-pihak yang akan terlibat dalam pelaksanaan

- merangsang suatu proses pembahasan yang mendalam tentang alternatif-alternatif pendekatan proyek.


2. Berikutnya adalah beberapa contoh kriteria penilaian yang dapat digunakan:

- kebutuhan sarana proyek (anggaran, personil, dll.);

- jangka waktu pelaksanaan proyek yang tersedia;

- peluang berhasilnya pencapaian tujuan-tujuan;

- prioritas kebijaksanaan pemerintah;

- apa saja yang sedang dikerjakan oleh pihak lain (hindarkanlah tumpang tindih !);

- apakah proyek tersebut dapat memberikan sumbangan bagi usaha-usaha lain ?;

- kemungkinan kesinambungan perkembangan kegiatan dan dampak proyek setelah proyek berakhir (sustainability);

- dampaknya terhadap lingkungan;

- perbandingan keuntungan-biaya dan sebagainya.


3. Jangan mengharapkan bahwa rangkaian tujuan yang dipilih sebagai alternatif pendekatan proyek dapat diambil sebagai Tujuan-Tujuan dan Kegiatan-Kegiatan Proyek begitu saja.

Biasanya, rangkaian tujuan tersebut perlu disesuaikan untuk menjadi lengkap, taat azas/logis dan realistis.